如何正确的填写报销单及粘贴票据
2020年2月21日 信息来源:章旦 目前浏览:10528次


俗话说字如其人,说是从一个人写的字可以看出这个人的品性。同样在财务的角度,从一个人粘贴票据和填写报销单,亦多少能看出此人的性格及处事风格。说起报销单,大家都不陌生,即使没有真正的填写过,也一定是听过的。有人说,按着上面的提示填不就行啦,的确是,但是每次到了财务审核环节却会因为各种原因被要求重填,比如格式不对,书写不规范,金额大写写错,内容过于模糊等,相信填过报销单的朋友都深有体会。票据的粘贴也是财务最头痛的事之一,因为粘贴不规范,导致凭证无法装订成册的事年年会发生。借此机会,我觉得有必要跟大家分享如何正确的填写报销单及粘贴票据。

一、费用报销单的填写

1、顶行一栏的填写

   报销部门:填报销人所在部门。

   时间:填表当天日期。

   单据及附件:指发票及附件清单一起的张数,不含粘贴单。

如图:


2、内容栏的填写

   报销项目栏:根据票据种类填写,交通费、办公费、材料费、劳务费、维修费、会务费、公务接待费、印刷费、其他商品服务。一张费用报销单上可以最多汇集5类,分类分列填写即可。

   摘要栏:写明交通费的时间段,办公用品的名称,材料的名称,劳务费领取人的姓名及事由,维修零件的名称,公议的全称,被接待单位的全称,印刷的内容。

   金额栏:填写该项目支付的实际金额,坚决不能随意四舍五入。

   合计栏:填写所有费用相加合计数,务必计算准确,并且将“合计”行上方所有的空栏,划“/”线占据,表明注销掉,为无效空白栏。

   金额大写栏:与合计栏金额一致,人民币大写字样为:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万,一定不要写错,写错即为无效。需注意的是,未达到的金额项要全部叉掉,不能留白,发生金额项若为零,填零,不能叉掉。

如图:


3、底栏审核及备注的填写

   备注栏:主要是填写购买或支出项目的补充说明,可以是采购的原因说明,也可以是写在哪笔专项经费里支出的说明。

   报销人栏:个人报账的,谁报账谁签字,报销人可以与发票经办人不一样;对公转账的,写明对公转账(经办人姓名)。

   审核审批:签字审核的顺序是出纳—会计主管—分管副所长—所长。

如图:


二、差旅费报销单的填写

 1、顶行一栏的填写

    时间:填表当天日期。

    出差人:多人同行可指定一人报销,但出差人栏要写全。

    事由:写明去何地办何事。

如图:


2、主体内容栏的填写

    起止时间及地点栏:根据车票或机票上的日期填写起点终点,一定要显示往返的行程。

    交通费栏:写明交通工具,单据张数及金额。

    出差补贴栏:伙食补贴、交通补贴分开填列。人数、天数、补贴标准要计算准确。

    其他栏:住宿费严格按照财政文件执行,发票金额若大于核准金额,按文件核准金额填写;乘机或乘车保险费如实填写;行李托运费如实填写。

    金额合计栏:大写与小写的金额必须一致。

如图:


3、底栏审核及报销人的填写

    报销人栏:谁报销谁签字。

    审核审批:签字审核的顺序是出纳—会计主管—分管副所长—所长。

如图:


三、票据的粘贴

1、所附发票必须真实、合法,抬头完整正确。

2、票据粘贴在原始凭证粘贴单上,小型票据,如的士票、高铁票等用胶水,从左到右,从上向下顺着贴,保证左边和上边是整齐的。票据分类粘贴。

如图:



3、5张(含5张)以下的专票、普票、电子票用胶水粘贴左上角,5--10张票据用回形针固定,10张以上用夹子固定,请切记,不能用钉书机装订。

4、金额合计处用阿拉伯数字写,一般保留两位小数,比如合计是30元,可写成30.00,或者30后面用横线划掉(避免有人篡改数字)。

5、票据粘贴顺序和报销单封面所列的项目顺序保持一致。

综上所述,报账其实并不是一件多么复杂的事,希望大家不用再一想起报账就头痛。最后,我们财务室的同仁们依然欢迎大家来我们办公室贴票填单,享受实时纠错,及时止损的待遇。

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